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Omnifocus im Test: genialer Aufgabenmanager für Apple-Fans

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Omnifocus ist eine Software für die tägliche Aufgabenverwaltung und Organisation von To-Do's. Grundlage ist die "Gettings-Things-Done"-Methode, mit der anfallende Arbeiten kontext-basiert organisiert werden. Die Software gibt es für Mac, für iPad und iPhone . Alle drei Versionen unterscheiden sich allerdings sowohl bei Design als auch Funktionsumfang stark.

Die Computer-Version ist vor allem beim grundsätzlichen Organisieren der Arbeit ideal geeignet. Daher wollen wir uns zunächst auch auf die Software für Mac konzentrieren, auch wenn es sich nicht um eine Smartphone- oder Tablet-App handelt.

Es ist eine Herausforderung, sich alle Dinge zu merken, an die man sich auch erinnern möchte: Private, aber auch berufliche Aufgaben, Ideen und interessante Gedanken, Verliehenes und vieles mehr. Bei der großen Flut an Informationen, die täglich auf uns einprasselt, ist es eine echte Herkulesaufgabe, den Überblick über die vielen kleinen Tasks zu behalten, die sich dann daraus ergeben.

Omnifocus ist eine der beliebtesten Möglichkeiten, nach der sogenannten GTD-Methode zu arbeiten. In diesem Artikel möchte ich sowohl GTD als auch Omnifocus vorstellen.

Omnifocus war mit die erste Produktivitäts-Software, die im Mac-Bereich auf die "Getting-Things-Done "-Methode von David Allen ausgerichtet war. Diese Art des Selbstmanagements will seinem Nutzer effizientes und belastungsfreies Arbeiten möglich machen. Grundlage hierfür sind vor allem die kontextbezogenen Aufgabenlisten. Vereinfacht gesprochen werden alle Aufgaben in Kontextlisten zusammengetragen, die nach den für die Erledigung erforderlichen Ressourcen benannt sind. Konkret heißt das, dass man dann eine Aufgabenliste hat, die "Telefon" heißen könnte und alle Elemente beinhaltet, die nur mit Hilfe eines Telefons erledigt werden können. Natürlich wird es viele verschiedene Kontextlisten, wie "Daheim", "Büro", "Computer" oder auch "Meeting mit Klaus" geben – je nachdem was notwendig ist, um diese eine Aufgabe zu erfüllen.

Teil des GTD-Konzepts ist es zunächst alle Aufgaben im Eingang zu sammeln. Dies können Ideen, E-Mails, Briefe und so weiter sein. So wird alles, was es zu erledigen gilt, zusammengetragen und auf einen großen Berg "geworfen". Ist das erledigt, beginnt die Planung, in der man aus vorhandenen Elementen Projekte gestaltet beziehungsweise Tasks vorhandenen Projekten zuordnet. GTD spricht immer dann von einem Projekt, wenn ein Element aus mindestens zwei Aufgaben besteht.

Wer sich für Omnifocus als Software interessiert, sollte sich idealerweise vorher mit der GTD-Methode befassen, um das bestmögliche Resultat erreichen zu können. An dieser Stelle macht es allerdings keinen Sinn, tiefer auf David Allens Methode einzugehen, um nicht den Rahmen zu sprengen.

Omnifocus ist eine Software-Familie, die es ausschließlich für Apple gibt. Android- oder Windows-Nutzer schauen an dieser Stelle leider in die Röhre.

Für Apples Systeme gibt es Omnifocus dann in drei verschiedenen Varianten – für iPhone, iPad und Mac. Obwohl die Datenbank für alle drei Versionen synchronisiert werden kann, unterscheiden sich die Omnifocus-Varianten in Sachen User Interface deutlich. So hat die Mac-Version mehr Funktionen zu bieten als die mobilen Ableger.

Wie gesagt: Entwickler Omnigroup bietet für iPhone, iPad und den Mac jeweils eine eigene Version des Programms. Mit allen drei Varianten kann man arbeiten – ohne Frage. Die volle Power gibt es aber nur bei Omnifocus für den Mac.

Das hat drei Gründe:

  1. Das Ordnen und Anlegen von Tasks gestaltet sich auf einem Rechner deutlich einfacher, als auf einem Smartphone oder Tablet. Erfahrungsgemäß ist eine Tastatur, aber auch die Möglichkeit zwischen verschiedenen Fenstern zu wechseln, für die Planungsphase außerordentlich wichtig.
  2. Die meisten Aufgaben entstehen bei mir meistens immer dann, wenn ich bei der Arbeit bin und vor dem Computer sitze. Die Software bietet mir über eine Tastenkombination die Möglichkeit, eine Aufgabe auch dann aufzunehmen, wenn ich Omnifocus nicht im Vordergrund habe.
  3. Omnifocus bietet die Möglichkeit, Clippings aus anderen OS-X-Programmen via Shortcut zu übertragen – eine Sache, die man schnell zu schätzen lernt! Auf diese Weise lassen sich wichtige Informationen aus einer E-Mail, einer Webseite oder anderen Programmen via Shortcut ohne Umwege zu einem Omnifocus-Task umwandeln, ohne das jeweilige Programm verlassen zu müssen.

Wie weiter oben bereits lässt sich aus jedem Programm heraus, via frei definierbarem Shortcut, ein Eingabefenster öffnen, in das man einen Titel, das zugehörige Projekt, einen Kontext, sowie andere Informationen einträgt.

Kleiner Tipp: Als besonders wichtig entpuppt sich allerdings immer wieder das Notizfeld. Hier lassen sich nicht nur alle relevanten Informationen hinterlegen, die man zur Erledigung benötigt (zum Beispiel eine Telefonnummer oder Adresse, Namen, Gedankenstützen, et cetera), sondern auch ganze Anhänge. Sobald der Task abgearbeitet werden soll, sind alle wichtigen Informationen an einem Fleck.

Der eigentliche Clou ist aber das ebenfalls oben erwähnte Clipping. Aus vielen verschiedenen Anwendungen heraus lässt sich ein markierter Ausschnitt zu einem To-Do umwandeln. Das Originaldokument bekommt einen Link verpasst. Möchte man später also noch einmal die Webseite oder die betreffende E-Mail ansehen, aus der das Clipping erzeugt wurde, reicht ein Klick auf den eingefügten Link.

Das Schwierige an vielen Aufgaben ist, sie immer dann zu erledigen, wenn es am Einfachsten wäre. Es fällt einem in der Regel doch immer dann ein, dass man schon seit langer Zeit neue Briefmarken besorgen musste, wenn man von der Stadt bereits wieder nach Hause gekehrt ist.

Kontexte lassen sich bei Omnifocus frei definieren. Am sinnvollsten ist es, wenn man eine Aufgabe mit einem bestimmten Arbeitsgerät wie einem Computer, einem bestimmten Ort oder einer Person verknüpft. Trifft man also beispielsweise den Marketingkollegen zu einem Meeting, und hat zuvor alles zuverlässig aufgeschrieben, was mit ihm zusammenhängt, steht einem produktiven Meeting nichts im Wege.

Einen großen Nachteil gibt es hier allerdings: Pro Aufgabe lässt sich bei Omnifocus nur ein Kontext zuordnen. Dabei wäre es in vielen Situationen sinnvoll, auch mehr Kontexte vergeben zu können.

Omnigroup bietet einen kostenlosen Service zum Synchronisieren der Omnifocus-Datenbank an. Hat man, wie ich, mehrere Geräte – wie iPad, iPhone oder verschiedene Macs – im Einsatz, ist es extrem praktisch, dass alle Versionen immer auf dem neuesten Stand sind. Das Synchronisieren funktioniert dabei erfreulicherweise tadellos, was nicht alle Konkurrenten von sich behaupten könnten.

Technisch versierte Nutzer können auch eigene WebDAV-Server für die Synchronisation nutzen.

Der Preis ist mit 69,99 Euro im Mac App Store nicht gerade günstig. Wer sich allerdings mit GTD ausreichend beschäftigt hat und eine Software sucht, die mit verschiedenen Apple-Endgeräten funktioniert – der kann hier bedenkenlos zuschlagen. Unter omnigroup.com gibt es zudem eine kostenlose, 14-tägige Testversion, die sich Unentschlossene definitiv ansehen sollten.

Omnigroup hat im Januar die Nachfolge-Version 2.0 angekündigt. Mit dem Release ist irgendwann im zweiten oder dritten Quartal zu rechnen. Käufer, die nicht so lange warten und schon jetzt zuschlagen möchten, bekommen ein kostenloses Upgrade, sobald die neue Software verfügbar ist.

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