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Omnifocus für das iPhone: So muss Aufgabenverwaltung

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Omnifocus ist eine der umfangreichsten Produktfamilien in der Apple-Welt und besteht aus einem Client für den Mac, einer App für das iPad und einer App für das iPhone. Tatsächlich unterscheiden sich die drei Anwendungen in Aussehen und Umfang entscheidend. Deshalb gibt es auch zu allen drei Programmen einen eigenen Testbericht.

Es gibt eine Menge Aufgabenverwaltungen für das iPhone. Selbst Apple hat mit seinen "Erinnerungen" eine rudimentäre Möglichkeit eingebaut, mit dem iPhone seine To-Dos zu organisieren. Wer einfach nur kleine Gedankenstützen für den Einkauf oder einzelne Aufgaben benötigt, ist mit Programmen wie "Erinnerungen" bestens bedient. Sobald es aber komplexer wird und man ganze Projekte verwalten möchte, sind die meisten Tools überfordert. Hier setzt Omnifocus an – ein wirklich umfangreicher Aufgaben-Manager, der aber auch durchaus seine Schwächen hat und zudem nicht ganz billig ist. Dennoch ist Omnifocus für das iPhone eines der besten Programme seiner Art unter iOS und hat auch im Vergleich zu vergleichbaren Programmen wie Things die Nase vorne.

In den Einstellungen können unter anderem die Erinnerungen über Siri aktiviert werden. Außerdem lässt sich dort auch das Bookmarklet für Safari installieren.

Auch wenn man Omnifocus für das iPhone auch ganz ohne die beiden Programe für Mac und iPad verwenden kann: Die volle Power des Programms entfaltet sich vor allem dann, wenn man zumindest die große Version für Macs noch zusätzlich im Einsatz hat und die Daten über die Cloud synchronisiert. Hierfür steht mit dem Dienst "Omni Sync Server" eine eigene, kostenlose Lösung des Entwicklers Omnigroup zur Verfügung. Es ist aber auch möglich, einen ganz eigenen Server hierfür zu verwenden und damit die komplette Kontrolle über die eigenen Daten zu behalten.

Omnifocus setzt die "Getting-Things-Done"-Methode um. Wer mit dieser Task-Management-Methode nicht vertraut ist, dem sei unser Review zur großen Mac-Version von Omnifocus ans Herz gelegt. In diesem Artikel geben wir einen kleinen Einblick in das System.

In einer Karte werden die in der Nähe verfügbaren Aktionen angezeigt.

Grundsätzlich ist die App auf dem iPhone vor allem für das Eintragen von Ideen und Aufgaben gedacht, die unterwegs kommen – und die man sonst wahrscheinlich später wieder vergessen hat. Außerdem hat man auf seinem Smartphone auch Zugriff auf alle zu erledigenden Aufgaben.

Omnifocus bietet die Möglichkeit, Einträge entweder über das Display einzutippen oder aber Siri hierfür zu nutzen. Dafür muss man aber zuvor eine Einstellung vornehmen: In den Programmeinstellungen findet sich unter "Aufnahme" der Punkt "Erinnerungen". Dort legt der User dann den Ordner an, in den die über Siri angelegten Erinnerungen standardmäßig landen sollen. Über Siri angelegte Erinnerungen verschwinden dann automatisch aus den Apple-Erinnerungen und tauchen im Eingang von Omnifocus auf. Außerdem sind diese dann auch gleich mit der entsprechenden Fälligkeit versehen.

Ein weiteres Feature der iPhone-, aber auch iPad-Version ist, dass ortsbezogene Kontexte direkt auf einer Karte ausgegeben werden können. Ist man unterwegs, zeigt Omnifocus alle in der Nähe befindlichen Aufgaben an – also beispielsweise Behördengänge, Besorgungen, und so weiter.

Ortsbezogene Kontexte lassen sich direkt im Kontext-Menü anlegen und entweder einem spezfischen Ort mit GPS-Koordinaten, einem Kontakt, einer Adresse oder auch eine Suche (zum Beispiel "Baumarkt") zuordnen.

Überhaupt ist die kontextbezogene Zuordnung von Aufgaben ein entscheidendes Element von Omnifocus. Dabei sind die Kontexte frei definierbar und stellen Art Label dar, das eine Person, ein Werkzeug oder ein Ort sein kann, das für die Erfüllung einer Aufgabe erforderlich ist – also zum Beispiel "Daniel", wenn es darum geht, das nächste TechDuell zu drehen.

Selbstverständlich können auch bei Omnifocus für das iPhone allen Aufgaben Kontexte zugordnet werden. Allerdings gestaltet sich dieses auf dem Telefon deutlich schwieriger als auf dem Rechner. In der Praxis hat es sich bewährt, unterwegs lediglich Aufgaben schnell zu erfassen und diese dann auf einem Rechner Projekten und Kontexten zuzuordnen. Außerdem leidet bei vielen Kontexten auf dem Telefon auch schnell die Übersichtlichkeit, und die Suche nach einem Menüpunkt kann sich als langwieriger herausstellen.

Kleiner Tipp: Über das verfügbare Notizfeld bei den Aufgaben kann man auch gleich Telefonnummern hinterlegen. Diese lassen sich im iPhone dann mit einem Klick zu einem Anruf umwandeln. So muss man beim Abarbeiten von Aufgaben nicht erst lange nach Telefonnummern blättern.

Der kleine Screen des Telefons schränkt die Flexibilität und die Übersichtlichkeit des Programms im Vergleich zum Computer oder dem iPad durchaus ein. Ein Feature, das in Omnifocus "Perspektiven" heißt, schafft hier in gewisser Hinsicht Abhilfe. Damit ist es möglich, Ansichten beziehungsweise Filter ganz flexibel zusammenzustellen und mit einem Klick wieder aufzurufen.

Solche Perspektiven lassen sich beispielsweise dafür nutzen, nur die Aufgaben anzuzeigen, die man im Büro erledigen möchte – also dann, wenn man beispielsweise die mit Kollegen oder Büro-Computer verknüpften Aufgaben oder nur die Liste mit geschäftlichen Telefonanrufen sehen möchte.

Perspektiven sind also auf dem iPhone ungemein praktisch – blöderweise lassen sie sich gerade dort nicht anlegen, sondern lediglich aufrufen. Wer die speziellen Ansichten anlegen möchte, der braucht auch die Mac-Software für Omnifocus. Darüber lassen sich dann die Perspektiven bequem anlegen und später auf das iPhone übertragen.

In der Version für das iPhone zeigt Omnifocus fällige Aufgaben in einem Kalender an. So behält man den Überblick.

Omnifocus bietet einige etwas versteckte Möglichkeiten – und einige Features, die die mobilen Vorteile des iPhones zusätzlich nutzen.

In den Einstellungen der App findet sich beispielsweise die Option, das Bookmarklet für Safari in den Lesezeichen zu hinterlegen. Ist dieses einmal korrekt gespeichert, lassen sich so interessante Webseiten an Omnifocus schicken – und später wieder einfach finden: Wer über eine interessante Seite stolpert, ruft später nur noch das Lesezeichenmenü auf, klickt auf das Omnifocus-Lesezeichen, und die Seite wird samt URL im Eingang gespeichert.

Eine weitere praktische Sache: Den Tasks lassen sich direkt über das iPhone Audiodateien – beispielsweise für gesprochene Memos – und Fotos hinzufügen. Diese beiden netten Funktionen sind oftmals gnadenlos unterschätzt: Telefonnummern, die man unterwegs auf Bauzäunen oder Visitenkarten sieht oder komplexe Ideen lassen sich so schnell speichern. Später ist es dann kein Problem, diese am Rechner bequem weiter zu bearbeiten.

Omnifocus für das iPhone ist für all diejenigen das Richtige, die auf der Suche nach einem umfangreichen und dennoch gut zu bedienenden Task-Manager sind. Das hat auch leider seinen Preis: Mit 17,99 Euro ist die App absolut kein Schnäppchen. Außerdem entfaltet die Software ihr ganzes Potential erst im Zusammenspiel mit Omnifocus für den Mac und der Version für das iPad. Alle drei Programme zusammen bringen es jedoch auf stolze 124 Euro.

Wer aber die Programme dann konsequent nutzt, wird wahrscheinlich sehr bald nicht mehr auf Omnifocus verzichten wollen – oder können.

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